…Gli ho chiesto cosa avrei dovuto indicare nell’oggetto e non ho ricevuto risposta, se non una PEC da parte della società che mi richiede copia della documentazione. Ad oggi ho ricevuto il pagamento, ma non ho ancora emesso le fatture e il cliente mi ha segnalato al CDD perché non gli ho consegnato le fatture, i contratti di conferimento degli incarichi, i preventivi ed i documenti. Io non ho consegnato nulla in ragione del fatto che non me li ha richiesti l’assistito, bensì la società che è un soggetto terzo ed estraneo rispetto al mandato da me ricevuto. Come posso difendermi davanti al CDD?
La questione è pienamente deontologica e coinvolge almeno tre profili distinti:
- fatturazione dei compensi già incassati;
- consegna della documentazione al cliente;
- rapporti con il terzo pagatore/società rispetto a incarico, riservatezza e titolarità del diritto di accesso ai documenti.
Ti rispondo solo nei limiti in cui vi sono riferimenti normativi e deontologici sufficientemente individuabili. Dove il profilo è fiscale/civilistico puro, lo segnalo come tale.
1) Primo punto: la mancata emissione della fattura dopo il pagamento è un profilo disciplinarmente rischioso
Se hai già ricevuto il pagamento del compenso, il punto più delicato della tua difesa è che la fattura, in linea di principio, doveva essere emessa, indipendentemente dal fatto che il pagamento sia stato eseguito dal cliente personalmente o da un terzo per suo conto.
Sul piano deontologico, il CNF considera rilevante la mancata fatturazione dei compensi percepiti, in collegamento con i doveri di probità, correttezza e adempimento degli obblighi fiscali e professionali ex art. 9 CDF e con i principi generali dell’ordinamento professionale di cui alla L. n. 247/2012.
Va però fatta una distinzione importante:
- se le somme incassate erano compensi professionali, la fattura va emessa;
- se fossero somme ricevute a titolo di mero deposito fiduciario, non vi sarebbe obbligo di fatturazione del deposito in sé.
Su questo ultimo punto, però, il tuo caso, da come lo descrivi, non sembra riguardare un deposito fiduciario, ma il pagamento di note pro forma per prestazioni professionali concluse. Quindi la linea “non fatturo finché non mi chiariscono l’oggetto” è difensivamente debole, salvo spiegare che il ritardo è stato breve, incolpevole e dovuto all’esigenza di evitare un’errata intestazione/documentazione fiscale.
Riferimenti
- art. 9 CDF
- L. 31 dicembre 2012, n. 247, principi generali sui doveri dell’avvocato
- CNF, sent. 9 maggio 2023, n. 86: distingue le somme in deposito fiduciario dai compensi professionali, affermando che l’obbligo di fatturazione riguarda i compensi e non il deposito fiduciario.
2) Il fatto che abbia pagato la società non trasferisce automaticamente alla società il diritto alla documentazione del cliente
Qui la tua difesa è molto più solida.
Se il mandato professionale è stato conferito personalmente dal cliente, in un procedimento penale e in una causa civile in cui egli era parte in proprio, la società che ha materialmente eseguito il pagamento resta, in linea di principio, un terzo, salvo che:
- fosse essa la cliente effettiva;
- vi fosse una spendita del nome / incarico in suo favore;
- vi fosse delega, autorizzazione o procura del cliente alla consegna dei documenti alla società.
Quindi, in assenza di autorizzazione dell’assistito, era prudente non consegnare alla società documenti del fascicolo, atti difensivi, contratti, preventivi o altra documentazione riferibile al cliente, per ragioni di:
- riservatezza;
- corretto adempimento del mandato;
- tutela del segreto professionale.
Questo è coerente con i doveri di riservatezza e segretezza dell’avvocato, che trovano base nella L. n. 247/2012 e nel CDF.
Riferimenti
- art. 13 CDF – dovere di segretezza e riservatezza
- art. 28 CDF – riserbo e segreto professionale
- L. n. 247/2012, principi sul segreto professionale e sulla tutela del rapporto fiduciario
3) Però attenzione: se la richiesta proveniva in sostanza dal cliente, il CDD può guardare alla sostanza e non alla forma
La criticità è questa: tu dici che la richiesta è arrivata dalla società e non dall’assistito. Questo è un buon argomento, ma va provato documentalmente e va anche chiarito se:
- il cliente ti aveva anticipato che la società avrebbe pagato per lui;
- il cliente aveva chiesto di intestare le fatture alla società;
- la società agiva di fatto come mero pagatore o come soggetto incaricato dal cliente.
Se dalla corrispondenza emergesse che la richiesta della società era solo lo strumento pratico attraverso cui il cliente chiedeva documenti amministrativi, il CDD potrebbe ritenere che tu avresti dovuto almeno:
- rispondere formalmente, chiarendo che avresti consegnato solo previa autorizzazione del cliente;
- invitare il cliente a confermare per iscritto se autorizzava la trasmissione alla società;
- consegnare direttamente al cliente i documenti di sua spettanza.
Quindi la tua difesa non dovrebbe essere:
“non ho consegnato nulla perché lo chiedeva un terzo”,
ma piuttosto:
“non potevo consegnare al terzo in assenza di autorizzazione dell’assistito; ero tuttavia disponibile a consegnare senza ritardo all’assistito o al terzo da lui formalmente autorizzato”.
Questa formulazione è molto più forte.
4) Sulla consegna dei documenti: non puoi subordinare o ritardare indebitamente la restituzione della documentazione del cliente
Sul piano deontologico, la giurisprudenza CNF è molto severa sulla restituzione dei documenti.
L’avvocato ha il dovere di restituire al cliente la documentazione che lo riguarda e non può subordinare la restituzione al pagamento del compenso. Questo principio è fermissimo.
Riferimenti
- art. 33 CDF, in particolare sul dovere di restituzione della documentazione al cliente
- CNF, sent. 15 luglio 2025, n. 208: subordinare al pagamento della parcella la restituzione dei documenti al cliente costituisce illecito disciplinare non lieve né scusabile.
Nel tuo caso, però, tu non dici di aver subordinato la consegna al pagamento; anzi, il pagamento è già avvenuto. La tua linea, dunque, deve essere:
- non vi è stato alcun rifiuto verso il cliente;
- non vi è stata alcuna subordinazione al compenso;
- vi è stato solo un mancato invio a soggetto diverso dal cliente, in assenza di legittimazione/autorizzazione.
Questo è il punto da valorizzare.
5) Contratti di incarico e preventivi: attenzione, non sempre esistono come documenti separati, ma se esistono vanno consegnati al cliente
Qui bisogna distinguere.
a) Contratto di conferimento incarico
Non sempre esiste un “contratto” formalizzato in un documento autonomo. L’incarico può risultare da:
- procura;
- nomina fiduciaria;
- corrispondenza;
- attività concretamente svolta.
Se non hai mai predisposto un contratto scritto separato, non devi “inventarlo” oggi. Nella memoria puoi dire semplicemente che:
- non esisteva un contratto autonomo ulteriore rispetto agli atti di conferimento dell’incarico già in possesso del cliente o presenti nel fascicolo.
b) Preventivo
Dopo la riforma professionale, il preventivo ha rilievo informativo e di trasparenza, ma sul piano disciplinare conta soprattutto se vi sia stata violazione dell’obbligo di informazione sul compenso. Se un preventivo scritto non è stato redatto, non puoi consegnarlo. Puoi però chiarire:
- se il compenso era stato concordato oralmente;
- se le note pro forma riepilogavano quanto concordato;
- se il cliente ha comunque pagato senza contestazioni sul quantum.
c) Documenti
Per “documenti” occorre distinguere:
- documenti di proprietà o spettanza del cliente: vanno restituiti/consegnati al cliente;
- atti di studio interni, appunti difensivi interni, minute, elaborazioni riservate: non sempre rientrano automaticamente nella documentazione da consegnare al terzo, e comunque il destinatario naturale è il cliente, non la società pagatrice.
6) Come impostare la difesa davanti al CDD
La memoria difensiva dovrebbe separare nettamente i profili.
A. Sulla documentazione richiesta dalla società
Argomento difensivo:
- il rapporto professionale intercorreva esclusivamente con la persona fisica assistita;
- il procedimento penale e la causa civile riguardavano il cliente personalmente;
- la società era soggetto terzo, mero esecutore del pagamento;
- in assenza di espressa autorizzazione del cliente, la trasmissione di documentazione professionale alla società avrebbe potuto violare i doveri di riservatezza e segreto professionale;
- non vi è stato rifiuto di consegna al cliente, ma solo mancata consegna al soggetto terzo non legittimato.
B. Sulle fatture non ancora emesse
Qui conviene una linea non negazionista, ma collaborativa:
- riconoscere che il pagamento era riferibile ai compensi professionali;
- spiegare che il ritardo è dipeso dall’incertezza sull’intestazione e sulla descrizione da inserire in fattura, essendo stato richiesto di intestare il documento fiscale a soggetto diverso dal cliente assistito;
- evidenziare di avere chiesto chiarimenti;
- precisare che non vi era alcuna volontà di sottrarsi agli obblighi fiscali;
- se possibile, regolarizzare immediatamente la posizione fiscale prima o contestualmente alla memoria.
Questo è cruciale: se non hai ancora emesso le fatture, il miglior modo di difenderti è regolarizzare subito, se fiscalmente ancora possibile secondo il tuo commercialista. Sul piano disciplinare, la regolarizzazione spontanea non cancella automaticamente il fatto, ma aiuta moltissimo sul piano della valutazione soggettiva.
7) Cosa ti sconsiglio di sostenere
Ti sconsiglio di impostare la difesa dicendo:
- “non emettevo fattura perché non sapevo cosa scrivere nell’oggetto”;
- “non ho consegnato nulla perché non me l’ha chiesto la persona giusta, quindi non dovevo fare niente”.
Sono formule troppo rigide.
Meglio dire:
- sulla fattura: vi era una situazione oggettivamente anomala, perché il debitore sostanziale/assistito non coincideva con il soggetto indicato per l’intestazione fiscale; hai chiesto chiarimenti e nel frattempo non volevi emettere un documento fiscalmente inesatto;
- sui documenti: eri e sei disponibile a consegnare tutto quanto di spettanza all’assistito, o al terzo formalmente delegato dall’assistito, ma non a un terzo privo di legittimazione.
8) Cosa puoi fare subito, in concreto
- Invia al cliente una PEC distinta da quella alla società, dicendo:
- che sei disponibile a consegnare tutta la documentazione di sua spettanza;
- che, se desidera la trasmissione alla società, deve autorizzarla espressamente per iscritto.
- Predisponi l’elenco della documentazione:
- atti giudiziari;
- documenti ricevuti dal cliente;
- eventuali lettere di incarico/preventivi, se esistenti;
- fatture da emettere o chiarimenti sulla loro imminente emissione.
- Regolarizza le fatture con il supporto del commercialista.
- Conserva prova:
- delle pro forma;
- del pagamento;
- della tua richiesta di chiarimenti sull’intestazione/oggetto;
- della PEC della società;
- di ogni assenza di richiesta diretta del cliente, se effettiva;
- della successiva tua disponibilità alla consegna.
9) Schema sintetico di difesa
Puoi sostenere:
- nessuna violazione quanto alla consegna alla società, perché la società non era parte del mandato e non era legittimata, in assenza di autorizzazione dell’assistito, a ricevere documentazione coperta da riservatezza;
- disponibilità piena alla consegna al cliente o a terzo da lui delegato;
- assenza di volontà elusiva sulla fatturazione, essendo sorto solo un dubbio oggettivo sull’intestazione fiscale in presenza di pagamento proveniente da terzo;
- avvenuta/imminente regolarizzazione della posizione fiscale;
- inesistenza di autonomi “contratti di incarico” o “preventivi”, se effettivamente non redatti in forma separata.
10) Riferimenti essenziali
- L. 31 dicembre 2012, n. 247
- Codice Deontologico Forense
- art. 9 CDF – doveri di probità, dignità, decoro e indipendenza
- art. 13 CDF – dovere di segretezza e riservatezza
- art. 28 CDF – riserbo e segreto professionale
- art. 33 CDF – restituzione di documenti e informazioni al cliente
- CNF, sent. 9 maggio 2023, n. 86 – nessun obbligo di fattura per somme in deposito fiduciario; obbligo invece per i compensi professionali
- CNF, sent. 15 luglio 2025, n. 208 – illecito disciplinare non lieve subordinare la restituzione dei documenti al pagamento della parcella
11) Conclusione pratica
La tua difesa è forte sul rifiuto di consegna alla società, se davvero mancava una delega/autorizzazione del cliente.
È invece più debole sulla mancata emissione delle fatture dopo il pagamento del compenso.
Per questo, la linea più corretta davanti al CDD è:
- difenderti con fermezza sul tema riservatezza/terzo non legittimato;
- mostrarti collaborativo e regolarizzante sul tema fatture;
- offrire subito la consegna della documentazione al cliente.
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Le decisioni del CNF per esteso sono reperibili nella banca dati del CNF all’indirizzo https://codicedeontologico-cnf.it