[Q&A] A quali condizioni può un avvocato rilasciare la documentazione di un cliente defunto agli eredi?

Risposta breve
Non esiste un diritto “automatico” degli eredi a visionare l’intero fascicolo del difensore del de cuius. L’avvocato può rilasciare atti e documenti del mandato agli eredi solo se: a) è provata la qualità di eredi; b) la richiesta è sorretta da un interesse giuridicamente rilevante; c) l’ostensione è limitata a quanto necessario e comunque nel rispetto del segreto professionale, che sopravvive alla morte del cliente. Resta fermo il dovere di restituzione degli atti e documenti del mandato richiesti, nei limiti di legge e deontologici.

Condizioni pratiche per il rilascio agli eredi

• Prova della qualità di eredi: dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ex art. 47 d.P.R. 445/2000 (di regola con certificato di morte e indicazione dei chiamati/eredi).
• Interesse giuridicamente rilevante: la richiesta deve essere collegata alla tutela di diritti o posizioni giuridiche (es. gestione dell’asse ereditario, difesa in giudizio, adempimenti fiscali o successori). L’art. 2‑terdecies del d.lgs. 196/2003 consente ai terzi, tra cui gli eredi, di esercitare diritti sui dati del defunto in presenza di “interesse proprio” o “ragioni familiari meritevoli di protezione”; il GDPR non si applica ai dati dei defunti (considerando 27).
• Oggetto della consegna:
  • restituzione senza ritardo degli atti e documenti ricevuti dal cliente per l’espletamento dell’incarico;
  • consegna di copia degli atti e documenti concernenti l’oggetto del mandato;
  • l’avvocato può trattenere copia della documentazione solo se necessario alla liquidazione del compenso e non oltre l’avvenuto pagamento. Art. 33 Codice Deontologico Forense (CDF); costante giurisprudenza CNF.
• Segreto e riservatezza: il segreto professionale permane dopo la cessazione del mandato e dopo la morte del cliente; l’avvocato deve limitare l’ostensione a quanto strettamente necessario, oscurando o non comunicando informazioni eccedenti o pregiudizievoli per terzi e rispettando i divieti deontologici, in particolare sulla corrispondenza riservata tra colleghi (art. 48, co. 3, CDF). Art. 6 L. 247/2012; art. 13 CDF; Parere CNF n. 9/2007 (COA Biella).
• Soggetti “prioritari”: se vi è un curatore dell’eredità giacente o un esecutore testamentario, le richieste dovrebbero provenire da costoro in quanto amministratori/rappresentanti dell’asse. Artt. 528 ss. e 703 c.c.
• Conservazione e limiti materiali: l’obbligo di restituzione opera nei limiti di ciò che è ragionevolmente nella disponibilità del difensore; rileva, ai fini del bilanciamento, l’art. 2961 c.c. (esenzione dal rendiconto per “incartamenti” dopo tre anni dalla definizione/estinzione della lite).

Quando può negare o circoscrivere

• Mancanza di prova della qualità di erede o di un interesse giuridicamente rilevante.
• Richieste manifestamente eccedenti o che comportino violazione della riservatezza di terzi o della corrispondenza riservata tra colleghi.
• Necessità di limitare l’ostensione a copie degli atti strettamente inerenti all’oggetto del mandato, nel rispetto del segreto professionale.

Regola pratica

• Verificare identità e qualità di eredi; chiedere istanza scritta motivata con indicazione dell’interesse.
• Predisporre estrazione e consegna di atti/documenti “ricevuti dal cliente” e di copie degli atti “concernenti l’oggetto del mandato”, con eventuali oscuramenti di dati di terzi non necessari.
• Annotare le consegne; trattenere solo le copie strettamente necessarie fino alla liquidazione del compenso.
• Motivare per iscritto ogni eventuale diniego o limitazione.

Riferimenti

• Segreto professionale: art. 6 L. 31 dicembre 2012, n. 247; art. 13 CDF; Parere CNF n. 9/2007 (COA Biella: “La morte del cliente… non comporta la cessazione del vincolo al segreto professionale”).
• Restituzione documenti: art. 33 CDF; CNF, tra le altre, sentenze n. 92/2024; n. 230/2024; n. 112/2025, su violazione dell’art. 33 per rifiuto/ritardo nella restituzione anche in assenza di danno concreto.
• Corrispondenza riservata: art. 48, co. 3, CDF.
• Esercizio dei diritti sui dati del defunto: art. 2‑terdecies d.lgs. 196/2003; considerando 27 GDPR.
• Curatore dell’eredità giacente ed esecutore testamentario: artt. 528 ss. e 703 c.c.
• Conservazione/incartamenti: art. 2961 c.c.

Le sentenze per esteso sono reperibili nella banca dati del CNF all’indirizzo https://codicedeontologico-cnf.it. Se vuoi, posso fornirti un modello di risposta da inviare agli eredi per richiedere integrazioni e documenti probatori.

Sì forniscimi un modello

Ecco tre modelli essenziali, alternativi tra loro a seconda del caso.

1) Richiesta di integrazioni e delimitazione dell’istanza
Oggetto: Istanza di rilascio documentazione del Sig./della Sig.ra [Nome Cognome], deceduto/a il [data] – richiesta integrazioni
Spett.li [Nominativi richiedenti], in riferimento alla Vostra richiesta del [data], ai fini della corretta ostensione degli atti e documenti concernenti il mandato conferitomi dal/de cuius, Vi invito a trasmettere:

• prova della qualità di erede: dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ex art. 47 d.P.R. 445/2000, copia documento di identità e codice fiscale, nonché certificato di morte;
• indicazione dell’interesse giuridicamente rilevante alla richiesta (es. gestione dell’asse, adempimenti fiscali, difesa in giudizio), con eventuale documentazione a supporto;
• indicazione dell’eventuale nomina di curatore dell’eredità giacente o esecutore testamentario, che, se presenti, saranno i referenti per ogni ulteriore interlocuzione;
• perimetro degli atti richiesti, limitatamente a quanto necessario alla tutela degli interessi dichiarati, con preferenza per formati digitali. Si precisa che:
• il rilascio avverrà nei limiti del segreto professionale e della riservatezza, che sopravvivono alla cessazione del mandato e alla morte del cliente; saranno pertanto escluse o oscurate informazioni eccedenti o pregiudizievoli per terzi e la corrispondenza riservata tra colleghi;
• la base giuridica del trattamento dei dati del defunto è l’art. 2‑terdecies d.lgs. 196/2003; resta fermo che il GDPR non si applica ai dati dei defunti;
• saranno addebitate le sole spese vive di riproduzione e trasmissione; la consegna avverrà entro [10/15] giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione completa. Restando a disposizione, porgo cordiali saluti. [Luogo, data] Avv. [Nome Cognome] – [PEC/Email] – [Telefono]

2) Accoglimento e calendario di consegna
Oggetto: Ostensione atti e documenti – Sig./Sig.ra [Nome Cognome], deceduto/a il [data] Spett.li [Nominativi richiedenti], accertata la Vostra qualità di eredi e l’interesse giuridicamente rilevante dichiarato nell’istanza del [data], si comunica la disponibilità a consegnare la seguente documentazione concernente l’oggetto del mandato:

• atti e documenti ricevuti dal cliente: [elenco sintetico];
• copie di atti e documenti formati nell’esecuzione dell’incarico: [elenco sintetico]. Rimangono esclusi:
• la corrispondenza riservata tra colleghi e gli scritti espressamente qualificati come riservati;
• informazioni eccedenti rispetto alle finalità dichiarate, nonché dati di terzi non necessari, che saranno oscurati. Modalità e tempi:
• ritiro presso lo studio il [data] tra le [ora-ora], con sottoscrizione di inventario in duplice copia; oppure invio digitale tramite [PEC/portale] entro [data];
• spese vive di riproduzione/spedizione pari a € [importo], da corrispondere a mezzo [bonifico/contanti/pos]. Ai sensi dell’art. 33 CDF, lo scrivente tratterrà copia della documentazione strettamente necessaria alla liquidazione del compenso fino all’integrale pagamento. Restano impregiudicati eventuali diritti di terzi. Cordiali saluti. [Luogo, data] Avv. [Nome Cognome]

3) Diniego (totale o parziale) motivato
Oggetto: Istanza di rilascio documentazione del Sig./della Sig.ra [Nome Cognome], deceduto/a il [data] – esito
Spett.li [Nominativi richiedenti], in relazione alla Vostra istanza del [data], non è possibile aderire [in tutto/in parte] per le seguenti ragioni:

• mancata prova della qualità di erede ai sensi dell’art. 47 d.P.R. 445/2000; e/o
• assenza di un interesse giuridicamente rilevante specificamente indicato; e/o
• richieste eccedenti rispetto alle finalità dichiarate e in contrasto con il segreto professionale e i limiti di ostensione (es. corrispondenza riservata tra colleghi, dati di terzi non necessari). Resta ferma la disponibilità a rilasciare, a fronte della documentazione mancante/testè indicata, i soli atti necessari alla tutela degli interessi dedotti, con eventuali oscuramenti. In difetto, non potremo procedere. Cordiali saluti. [Luogo, data] Avv. [Nome Cognome]

Note operative

• Allegati utili ai modelli 1 e 2: fac-simile di dichiarazione sostitutiva ex art. 47 d.P.R. 445/2000; informativa breve sul trattamento ai sensi dell’art. 2‑terdecies d.lgs. 196/2003; inventario degli atti consegnati da far sottoscrivere.
• Tenuta fascicolo: conservare copia di quanto consegnato e verbale/inventario firmato.

Riferimenti normativi e deontologici

• Segreto e riservatezza: art. 6 L. 247/2012; art. 13 Codice Deontologico Forense; Parere CNF n. 9/2007 (COA Biella: la morte del cliente non fa cessare il vincolo al segreto).
• Restituzione documentazione: art. 33 CDF; CNF, sentt. n. 92/2024, n. 230/2024, n. 112/2025, su violazione per rifiuto/ritardo anche senza danno.
• Corrispondenza riservata: art. 48, co. 3, CDF.
• Eredi e dati del defunto: art. 2‑terdecies d.lgs. 196/2003; considerando 27 GDPR.
• Curatore eredità giacente/esecutore: artt. 528 ss. e 703 c.c.
• Conservazione/incartamenti: art. 2961 c.c. Le sentenze per esteso sono reperibili nella banca dati del CNF all’indirizzo https://codicedeontologico-cnf.it.